Dagelijks krijgen wij bij Zoolyx aanvragen voor analyses van over het hele land. Meestal verloopt dat zonder enig probleem, maar soms loopt de communicatie met die oude papieren formulieren een beetje mank. Hier volgt een bloemlezing van de meest voorkomende gevallen die de hardwerkende collega’s van de administratie af en toe zien passeren. Om dit soort misverstanden in de toekomst te voorkomen vindt u ook een belangrijke tip aan het einde van dit artikel, een goede reden om tot op het einde te lezen dus.
1 Lege formulieren
Bij Zoolyx hebben we een team van enkele van de beste laboranten die er zijn maar zelfs die kunnen niet veel testen als er niets is aangevraagd. Misschien maar best ook want zonder gegevens over de eigenaar kunnen we ook geen factuur opsturen.
2 Te subtiel aangevraagd
Onze formulieren worden ingelezen door een scanner. Dat is een machine die, in tegenstelling tot de eerder vernoemde toplaboranten, af en toe iets over het hoofd ziet of foutjes maakt. Bedoeling is dus om het volledige vakje duidelijk te kleuren want hier zullen de tests voor natrium, kalium en calcium niet uitgevoerd worden.
3 Ongewenste extras
Hier was iemand een beetje te vlijtig met het inkleuren van de vakjes. De scanner las ook de test voor hittebestendig ALP in ook al was dat niet de bedoeling. Binnen de lijntjes kleuren helpt om minder fouten te maken.
4 Geschrapte testen
Het schrappen van tests is ook iets waar de scanner het moeilijk mee heeft. Gelukkig worden de formulieren ook nog eens herbekeken door iemand van het secretariaat maar dan helpt het om duidelijk te zijn. Het kleine kruisje door het vakje van de test voor hypothyroïdie valt veel minder op dan de test voor eiwit op de tweede foto waar de volledige lijn doorkrast is.
5 Omcirkeld
Omcirkelen van testen is nergens voor nodig. Het zorgt voor verkeerd aangevraagde testen zoals de ‘GGT/creatinine’ op de eerste afbeelding of mogelijks voor verwarring op de tweede afbeelding. Think inside the box.
6 Vlekjes AKA ‘ne ring’
Deze koffiering vraagt testen aan die in het totaal meer dan €130 zullen kosten. Dat is bijna even duur als in de Starbucks. Kleine vlekjes kunnen dus serieuze gevolgen hebben voor u of uw klanten.
7 Rode inkt
Rode inkt ziet de scanner niet zo goed, daarom dat op bovenstaande afbeelding enkel de test voor albumine is ingelezen, de andere zouden niet uitgevoerd worden. Een voordeel hiervan is wel dat bloedvlekjes zelden extra testen aanvragen zoals u op de tweede afbeelding kan zien. Al is het om andere redenen wel beter om het bloed in de buisjes te houden.
8 Onvolledige of incorrecte gegevens
Niet alle testen of profielen zijn beschikbaar voor elke diersoort, ook de referentiewaarden zijn verschillend. Daarom is het belangrijk dat de gegevens volledig correct zijn. Pruts is zowel hond als kat en Filou is geen van beide en bij Sylvester de kat is een senior screening voor een hond aangevraagd. Dit kan zorgen voor vertraging op het verkrijgen van een correct resultaat.
Maar het kan anders!
Onze digitale aanvraag biedt enkele voordelen:
- integratie met praktijksoftware om zo altijd correcte patiëntgegevens te voorzien
- meteen zicht op de juiste prijs
- controle dat de juiste staaltypes worden meegegeven
- gemakkelijk en snel ophaling aanvragen
- correcte verwerking van de aangevraagde tests
Een stap-voor-stap handleiding over hoe zo een aanvraag te doen, kan u hier vinden bij de faq alsook de uitleg over hoe uw praktijksoftware te integreren met ons systeem.